Hur kan du genom en faktabaserad förhandlingsstrategi reducera kostnaden för dina leverantörsinköp?

Fact-based purchasing negotiation

En faktabaserad förhandlingsstrategi anses vara ett av de effektivaste sätten att uppnå kostnadsreduktioner vid en leverantörsförhandling. I den här artikeln kommer vi gå igenom hur du kan använda en plattform för beräkning av produktkostnader (så kallad PCM-plattform) såsom Prognos för att genomföra en faktabaserad prisförhandling med en leverantör, samt hur du framgångsrikt kan använda denna strategi för att uppnå betydande kostnadsbesparingar för dina inköp.

Men innan vi går in på detaljerna ska vi gå igenom grunderna.

Vad är en PCM-plattform?

En PCM-plattform är en intelligent mjukvara för beräkning av produkters tillverkningskostnad som genom behandling av en stor mängd globala och lokala kostnadsdata hjälper företag att uppskatta hur stor kostnaden för en produkt borde vara, den så kallade ”should-cost”.

En PCM-plattform som Prognos ger dig all data, information och kunskap du behöver för att kunna genomföra en faktabaserad leverantörsförhandling som gör att du får ut mer av dina leverantörer. Genom att använda en faktabaserad strategi för leverantörsförhandlingar kan du försäkra dig om att:

  • Du betalar ett rimligt pris på alla dina produkter
  • Du inte har onödiga utgifter
  • Dina leverantörer inte förlorar pengar

Vad är en faktabaserad leverantörsförhandling?

En faktabaserad förhandlingsstrategi handlar om att använda all tillgänglig data för att generera insikter gällande en produkts kostnadsdrivande faktorer i syfte att kunna förhandla ett rättvist pris med dina leverantörer.

Under en faktabaserad leverantörsförhandling möjliggör Prognos detaljerade analys av kostnadsdrivande faktorer dig att hålla fokuserade diskussioner med leverantörer kring produkter. Prognos PCM-plattform hjälper dig också att identifiera om det finns någon skillnad mellan din data och din leverantörs data.

Hur använder du Prognos PCM-plattform för att genomföra faktabaserade leverantörsförhandlingar?

”Kunskap är makt. Data är kunskap.” Desto mer fakta och data du har, desto starkare är din förhandlingsposition. Prognos PCM-plattform förser dig med en komplett nedbrytning av kostnaden inom kritiska förhandlingsområden, inklusive:

  • Råvaror och material
  • Tillverkning
  • Skatt och transport
  • Arbete
  • Valutor

Nyckeln till en framgångsrik faktabaserad prisförhandling med en leverantör är identifikation av avvikelser. Det främsta målet borde vara att identifiera extremvärden och de största avvikelserna mellan din och din leverantörs data. Att utgå från fakta och data inhämtad från olika källor över hela världen är en mycket mer effektiv förhandlingsstrategi än att agera utifrån instinkt eller så kallad magkänsla. Att använda argument såsom ”Ditt pris är för högt” eller ”Jag vill ha en X% kostnadsminskning” utan något stöd är inte tillräckligt. Ta i stället med en uppsättning av olika kostnadsparametrar till förhandlingen att undersöka och diskutera med din leverantör. Detta kommer hålla prisförhandlingen fokuserad på fakta och hårda data i stället för känslor.

En 9-stegs process för att identifiera prisförhandlingspotential

För att identifiera potentialen för kostnadsminskningar hos dina leverantörer är det första steget att avgränsa din målsättning genom att definiera omfattningen av vad du ska förhandla.

Varför? Du kan inte förhandla allt som du köper. Dessutom är vissa produkter helt enkelt inte värda tiden eller arbetet det tar att inleda en förhandling kring.

Vi rekommenderar att starta med de artiklar du spenderar mest pengar på rent av för att det är där den största potentialen för kostnadsminskningar finns.

1: Genomför uppskattningar

Först och främst, se till att gå igenom dina uppskattningar och kontrollera att all fakta är korrekt. Det här är ett essentiellt steg för att genomföra en framgångsrik faktabaserad prisförhandling med en leverantör. När du uppskattar kostnaden för dina målprodukter rekommenderar vi att kontrollera värdena dubbelt, eller till och med tredubbelt, för att verifiera att du har använt rätt material och volymer, samt att eventuella sekundära processer som har en roll i tillverkningen av produkten också är inkluderade.

2: Identifiera kostnadsavvikelser

 När du har genomfört dina estimat: identifiera de områden där den uppskattade kostnaden avviker som mest från din leverantörs pris. Det är dessa områden som du vill rikta in dig på i under din direkta leverantörsförhandling.

Om den uppskattade avvikelsen är för stor för att vara sann skriver många ofta ner det och avfärdar det som en slump i systemet. I många fall är det dock här den största potentialen för kostnadsminskningar finns. En stor skillnad mellan dina uppskattningar och den faktiska kostnaden är ofta en indikation att det kan vara något som saknas från uppskattningen eller att det är någonting i processen som inte är helt förstått.

3: Identifiera betydande avvikelser

Nästa: identifiera betydande avvikelse.  En betydande avvikelse hänvisar i detta fall till när priset mellan din PCM-plattform och den faktiska kostnaden skiljer mer än 15%. En >15% avvikelse är tillräckligt signifikant för att kallas extremvärde.

För att avhjälpa detta fel är det viktigt att göra en noggrann kostnadsnedbrytningsanalys för alla extremvärden.

 4: Identifiera obefogade prispremium

När du har tillgång till detaljerade kostnadsnedbrytningar både från leverantören och din PCM-plattform är nästa steg att identifiera områden där du betalar en onödigt hög premium för sekundära processer.

Exempel: Om din leverantör betalar transporten för att skicka en produkt till och från en underleverantör, hur mycket av det betalar du för? Trots ja, du bör alltid betala för dessa kostnader, kvarstår frågan; är de rimliga? Du bör vara villig att ge din leverantör en premium, men inte en obefogat hög sådan.

5: Identifiera nyckelområden för kostnadsminskning

Nästa steg är att identifiera områden där din detaljerade kostnadsnedbrytning avviker mest. Sortera dessa efter procentuell avvikelse för att identifiera de områdena med potentiellt högst kostnadsminskningspotential.

Identifiera de största avvikelserna och undersök orsaken bakom deras uppkomst.

 6: Undersök processer och produktionsvolymer

Hur tillverkar din leverantör sina produkter? Detta är viktig kunskap för att kunna jämföra mot uppskattning från din PCM-plattform. Om det uppskattade värdet avviker för mycket, undersök varför.

Kanske har leverantören begränsade förmågor. Medan detta kan accepteras när volymer är låga, har du om problemet kvarstår när volymerna ökar kanske inte den bästa leverantören.

Om din leverantör inte har förmågan att förse dig produkter genom den mest ekonomiska processen tillgänglig på grund av att de kanske inte har rätt verktyg – så kan det vara ett tecken på att du ska byta leverantör.

7: Undersök skillnader i materialkostnader

I vissa fall kan du upptäcka att den största skillnaden mellan uppskattningar och faktiska värden ligger i materialkostnaden. Detta kan vara resultatet av olika faktorer:

  • Råvarukostnader är för höga
  • Materialanvändning är för låg
  • Kostnad för skrot

Ta reda på den bakomliggande orsaken och agera på det för att försäkra att priset är korrekt och rättvist.

8: Studera ställkostnader

Medan ställkostnader ofta ignoreras, är de ofta en källa till lågt hängande frukt vid förhandling för kostnadsbesparingar. Om du har identifierat ställkostnader som ett nyckelområde som utgör en marginell andel av totala kostnader (15-20%), så kan det vara värt att undersöka vidare.

9 Efterfråga en ny prisnotering

Sist men inte minst: efterfråga en ny prisnotering. Det är mänskligt att fela. I vissa fall kan du upptäcka att din leverantör bara gav fel pris, eller att de gav ett pris för en produkt när du köpte en lägre volym (exempelvis under första produktionsåret) och att priset aldrig uppdaterades.

Testa Prognos idag…

… och starta din faktabaserade prisförhandling med leverantörer. Låt oss hjälpa dig att få ut mer av dina leverantörer och identifiera din potentiella möjlighet till kostnadsreduktioner vid leverantörsinköp. Vi ger dig tillgång till den data, information och fakta som du behöver för att få ett övertag i dina leverantörsförhandlingar, eller i varje fall jämna ut förutsättningarna.

Kontakta oss idag för en kostnadsfri demonstration.

Läs mer
Jacob Mannheimer, VD | Prognos MKA AB
Jacob Mannheimer

VD, Nykundskontakt

Kontakta oss

Tveka inte att ta kontakt med oss

Nytt fält