Utveckla en produktinköpsstrategi för handelsvaror

Processen för att utveckla en produktinköpsstrategi

För att en produktinköpsstrategi ska bli lyckad måste fördelarna med kostnadsreduktion maximeras genom att utnyttja kombinerad köpkraft för att få volymrabatter, använda marknadsexperter, använda befintliga prisindex, observera pristrender och bilda starka, långvariga relationer med de leverantörer ni föredrar.

Produktinköpsstrategier kräver en distinkt strategiplanering utvecklad för respektive grupp av varor eller tjänster. Det är viktigt att alltid hålla sig uppdaterad kring allt som rör den specifika kategorin eller gruppen. Informationen består bland annat av prisindex och prisutveckling/trender och kan samlas in på olika sätt. Det viktigaste är att informationen delas och används internt för att kontinuerligt utvärdera och förbättra produktinköpsstrategin.

Steg 1: Kostnadsanalys

Att göra en spend analys är det första steget mot att integrera er organisations produktinköpsstrategi med er konkurrensstrategi. En sådan analys tvingar er organisation att analysera alla varor och tjänster som köps in och allt det som prognostiseras att köpas in inom en snar framtid. Kostnadsanalysen bör täcka alla inköpen i alla divisioner inom organisationen för både varor och tjänster och bör återspegla TCO (Total Cost of Ownership) och inte bara inköpspris.

Resultatet kommer att vara en fullständig, dokumenterad förståelse för organisationens tidigare, nuvarande och framtida inköp för varor och tjänster.

Steg 2: Branschanalys

Granska leveransindustrin för att fastställa större leverantörer av det specifika utbudet eller tjänsten efter marknadsandel eller geografisk region. Din branschanalys bör ta hänsyn till alla olika konkurrensdynamiker. Vi rekommenderar att du använder Porter’s Five Forces för konkurrens – kundkraft, leverantörskraft, konkurrens mellan företag, hotet om substitution och nya marknadsaktörers inträde.

Resultatet av branschanalysen bör återspegla ett diagram över leveransindustrin för den specifika produkten eller tjänsten som belyser produktflödet från viktiga leverantörer till större kunder, samt vilken roll respektive företag har i leveranskedjan, såsom montör, tillverkare eller distributör.

Steg 3: Identifiera och dokumentera kostnads- och prestationsdrivare

Du behöver en grundlig förståelse för relevanta kostnadsdrivare och andra viktiga prestationsmått som kvalitet, tekniknivå, flexibilitet och tidslinjer. Vi föreslår att du kartlägger tillverkningsprocessen och dokumenterar alla tillgängliga teknikalternativ i varje steg av processen för att få en bättre inblick i de olika kostnads- och prestationsdrivarna med hjälp av olika prisindex, grafer och annan information och datakällor om pristrender och liknande faktorer.

Steg 4: Analys av leverantörens roll

Segmentera varorna eller tjänsterna över en uppsättning leverantörsroller för att bestämma vilken typ av leverantörer som krävs samt vilken roll respektive leverantör ska ha i leveranskedjan. Detta steg kan innebära att man tänker i termer av underprodukter eller slutanvändare, eller i steg av produktens livscykel. Oavsett vilken metod du väljer är det viktigaste att segmentera utgifterna för leverantörer så att de återspeglar de kostnadsdrivarna som identifierades i föregående steg. De olika kostnadsdrivarna, underprodukter, eller livscykel kan indikera behovet för en separat inköpsstrategi för respektive underprodukt eller livscykel segment.

Steg 5: Kontrollera anpassningen av affärsprocesser

När kostnadsdrivarna och prestationsmåtten identifierats för leverans eller tjänst och när leverantörstyperna och rollerna har fastställts är nästa steg att bekräfta om organisationens affärsprocesser är korrekt anpassade, prioriterade och integrerade. Fokus är att använda analysen av kostnadsdrivarna och leverantörsrollerna för att justera prioriteringarna för affärsprocesserna för att korrekt återspegla önskad grad av integration med utvalda leverantörer.

Resultatet kommer att vara en bedömning av vilka affärsprocesser som bör anpassas för att bättre kunna integreras med leverantörerna, och därmed förbinda sig till ett samarbetsförhållande som är långvarigt och skapa en konkurrensfördel.

Steg 6: Kvantifiering av besparingar

Att kvantifiera potentiella besparingar för att säkerställa att produktinköpsstrategin resulterar i mätbara besparingar. Använd dessa besparingsmål som ett mått för att mäta strategins process och för att “sälja” den resulterande produktstrategin till ledningen av högre organisation.

Steg 7: Implementera strategin

Implementering av produktstrategin bör behandlas på samma sätt som andra större projekt. Genom att använda en formell projektledningsmetodik med tillhörande verktyg kan man säkerställa en lyckad implementering. Detta innebär vanligen att den planerade strategin delas upp i en uppsättning uppgifter som kommer att resultera i de besparingar som satts upp som mål. Uppgifterna måste återspegla aktiviteter, resurser och milstolpar för att uppnå besparingsmålen.

Hur kan Prognos hjälpa mig att utveckla en produktinköpsstrategi?

Strategiska produktinköp förlitar sig mycket på data för att identifiera de mest lönsamma områdena samt jämföra produkter inom branschen för att hitta den perfekta partnern för er organisation. Denna typ av data besitter vi.

Samma data kan också användas i förhandlingar med leverantörer för att pressa priset så mycket som möjligt så att ni kan nå era besparingsmål.

Men att manuellt behöva söka, extrahera och kompilera denna kostnadsdata tar tid. Genom att utnyttja Prognos plattform Prognos Tailored får du enkel tillgång till relevanta index bland våra tusentals prisindex där du kan se aktuella priser och prisutveckling/trender för att framgångsrikt kunna utvärdera och förbättra era leveranskanaler, samtidigt som du får övertaget i leverantörsförhandlingar.

Kontakta oss för mer information om hur vi kan hjälpa er att utveckla er produktinköpsstrategi, för att lära er mer om strategiskt inköp, eller för att boka en demo av våra lösningar.