Vad är strategisk sourcing?

Strategisk sourcing är en inköpsprocess som kontinuerligt utvärderar och förbättrar leveranskedjan inom en organisation. Syftet med strategisk sourcing är att identifiera möjligheter att minska kostnader, förbättra stabilitet, minska risker och en rad andra funktioner och fördelar. Strategisk sourcing strävar efter att uppnå lägsta möjliga TCO (Total Cost of Ownership) och minimera risker inom leveranskedjan samt att skapa långvariga samarbeten med vitala, värdeadderande leverantörer.

Strategisk sourcing reflekterar en organisations relationer med dess leverantörer i form av en loop snarare än en engångsprocess. Leveranskedjan utvärderas kontinuerligt för att utveckla samarbeten med leverantörer och öka samstämmighet mellan företagets sourcing-behov och leverantörens kärnkompetens. Loopen analyseras vid varje steg i livscykeln för att säkerställa att organisationens behov uppfylls. Exempel på aktivitet inom strategisk sourcing inkluderar spendanalyser, utvärderingar av leverantörer, detaljerade marknadsundersökningar och hantering av leverantörsrelationer som vi kommer beskriva mer ingående längre ned.

Fördelar med strategisk sourcing

En strategisk sourcing-strategi förbättrar din organisations sina sourcing-aktiviteter på flera nivåer. Här är de fyra främsta fördelarna med strategisk sourcing och varför vi rekommenderar alla organisationer att implementera en strategisk sourcing-strategi:

• Kostnadsbesparingar: Den mest uppenbara fördelen med strategisk sourcing är de potentiella kostnadsbesparingarna. Med en strategisk sourcing-strategi skapar du förutsättningarna att identifiera leverantörer som erbjuder de mest högkvalitativa tjänsterna/produkterna till lägst pris.
• Samstämmighet mellan sourcing- och företagsmål: En viktig del av strategisk sourcing är att anpassa dina sourcing-aktiviteter efter dina organisationsmål. Bättre samstämmighet mellan leverantörer och mål förbättrar effektiviteten av ett företags prestationsförmåga och minimerar risker i leveranskedjan.
• Identifiering av ideala leverantörer: Framgångsrik implementering av en strategisk sourcing-strategi kräver att du analyserar leverantörer, deras profiler och deras kärnkompetens. Med tillgång till detaljerad data och information kan du matcha organisationsmål med ideala leverantörer för att skapa en leveranskedja skräddarsydd efter dina behov.
• Förbättrad relationsskapande med leverantörer: Strategisk sourcing hjälper en organisation att bygga långvariga samarbeten med leverantörer. Det skapar en synergi mellan dig och dina leverantörer genom att stärka fokuset på leverantörernas kärnkompetens som säkerställer att rätt leverantör anlitas för rätt behov.

Vad är skillnad mellan strategisk upphandling, inköp och sourcing?

Strategisk sourcing, inköp och upphandling är tre tätt förknippade termer som många har svårt att särskilja. Vi kommer därför att definiera dessa termer nedan för att klargöra för vad de betyder och vilka aktiviteter de involverar.

Strategisk upphandling

Strategisk upphandling (strategic procurement) är en övergripande organisationsprocess som strävar efter att optimera hela inköpsprocessen – från start till slut. Strategisk upphandling inkluderar att säkerställa att anskaffningen av varor och tjänster är i linje med företagets affärsmål och samtidigt minimera riskerna genom hela leverantörskedjan. Med andra ord innebär strategisk upphandling att optimera hela processen att införskaffa varor och tjänster. Det är en direkt synonym till strategiskt inköp.

Strategiskt inköp

Medan traditionellt inköp är en separat process från upphandling och sourcing, så används “strategiskt inköp” (strategic purchasing) som en direkt synonym till strategisk upphandling.

Strategisk sourcing

Strategisk sourcing syftar till den kontinuerliga processen att utvärdera och förbättra ett företags leverantörskanaler. Målet med strategisk sourcing är att skapa långvariga samarbeten med leverantörer där leverantörerna betraktas som en kritiska, värdeadderande partners. Strategisk sourcing fokuserar på alla aktiviteter i anknytning till leverantörer som leder upp till ett faktiskt inköp eller etablering av kontrakt.

Processmetod – Strategisk sourcing

Observera att nedan är en grundläggande processbeskrivning av strategisk sourcing. Det finns ingen universell strategisk sourcing-process som matchar alla situationer, behov, förutsättningar och företag. Medan processen för strategisk sourcing kan se ut på många olika sätt delas den vanligtvis in i sju steg.

Steg 1: Identifiera och kategorisera kostnadsprofiler

Processen börjar med att identifiera befintliga inköp för alla affärsområden inom organisationen. Dessa kategoriseras sedan enligt hur kritiskt/icke-kritiskt det specifika området är. Kategoriseringen ger dig insikter i hur man bör prioritera sina sourcing-aktiviteter för varje område.

Steg 2: Utveckla en sourcing-strategi

Efter vi identifierat och kategoriserat kostnadsprofiler behöver du utveckla en strategi för varje kategoriserat område. Detta inkluderar att identifiera behoven av avdelningarna som har hand om de specifika inköpen samt definiera mål och tidslinje för att uppfylla dem. Det är viktigt att bygga ett effektivt kommunikationsflöde för att säkerställa att alla relevanta intressegrupper har tydlig insikt i processen och ska ha enkel tillgång till framtida uppdateringar.

Steg 3: Utföra en marknadsanalys

Genomför en marknadsanalys, identifiera potentiella globala och lokala leverantörer, studera kostnadskomponenterna för produkten eller tjänster och analysera riskerna och möjligheterna inom marknadsplatsen för leverantörer.

Steg 4: Begär information och identifikation från leverantörer

Begär RFIs/RFPs/RFQs från leverantörer. Kom ihåg att vara tydlig i kommunikationen med dem gällande dina organisationskrav, slutmål och förväntningar. På så vis säkerställer du att leverantörerna har förståelse för din situation och kan anpassa sig därefter med en lämplig tidslinje och en strategi som matchar dina behov och förväntningar.

Informationsutbytet är vitalt för att möjliggöra framställningen av insiktsfull data för prisstruktur, produkt- eller tjänstespecifikationer, etc. När all information och data från leverantörerna samlats in kan ett urvalskriterium för valet av leverantörer etableras.

Steg 5: Förhandla och välja leverantörer

Efter urvalskriteriet etablerats kan urvalsprocessen påbörjas för att identifiera leverantörerna som erbjuder högst kvalitet till lägst pris och uppfyller dina organisationsbehov bäst.

När förhandlingarna är igång (både med nya och befintliga leverantörer) kommer leverantörerna (vid behov) ofta fråga om förtydligande och mer information om din organisation. Det är vanligt att flera omgångar förhandlingar kommer behövas för att ta fram en slutlista av relevanta kandidater innan du tar ett slutgiltigt beslut enligt din godkännandeprocess.

Steg 6: Implementera och integrera leverantörer

Informera de leverantörer du valt ut och säkerställ att de är nära involverade i implementations- och integrationsprocessen. Den strategiska sourcing-strategi bör inkludera förslag på förbättringar kring specifikationer eller process samt förändringar i leverans- eller tjänstekrav för att matcha dina behov och leverantörens kärnkompetens.

Steg 7: Uppföljning

Strategisk sourcing stannar dock inte vid implementationen av leverantörer – det är bara början. Steg 7 involverar att följa upp på och mäta hur de valde leverantörerna presterar enligt de krav och objektiv som etablerats. Detta är en kontinuerlig process för att mäta leverantörernas prestation och identifiera förbättringsmöjligheter för olika områden och processer. Uppföljningen ger dig en bättre insikt i associerade leverantörsrisker och stödjer processen att designa och implementera strategier som minimerar potentiella störningar och avbrott i leverantörskedjan.

Därefter är det dags att börja om från steg 1 och återigen utvärdera leverantörsmarknaden för att hitta nya möjligheter att förbättra sina sourcing-aktiviteter.

Bästa praxis inom strategisk sourcing

Strategisk sourcing är en komplex process. Det krävs utförlig research, kunskap och erfarenhet för att implementera en strategisk sourcing-strategi framgångsrikt. Nedan går vi igenom bästa praxis inom strategisk sourcing för att underlätta arbetet och hjälpa dig få ut så mycket som möjligt av dina strategiska sourcing-aktiviteter.

1. Total ägandekostnad vs. Inköpspris
   Sluta fokusera på priset i ett nytt kontrakt. Fokusera istället på helheten och räkna på den totala ägandekostnaden av kontraktet genom en hel livscykel. Genom att redogöra för alla relevanta kostnader inklusive drift, underhåll, träning, lagerhållning, transport, etc., får du en tydligare överblick av dina kostnader, och vart potentiella kostnadsbesparingar finns.
2. Optimera ditt lager
   Alltför små lager kan öka risken inom en leverantörskedja och hota din vinstmarginal, likväl kan alltför stora lager innebär onödiga extra kostnader där pengarna blir låsta i lagret. Inventering av ditt lager är inte gratis där kostnaden av lagerhus, försäkring och skatter sakta men säkert samlas på hög. Hitta balansen för ditt lager där du varken har för mycket, eller för lite.
3. Använd teknologiska verktyg
   Använd teknologiska verktyg för att hantera komplexa marknader, data och spendanalyser som behövs för att strömlinjeforma och förenkla din strategiska sourcing.
4. Ta ditt sociala ansvar
   Prioriteringar inom inköpsindustrin har förändrats under årens lopp. Allt eftersom dagens konsumenter värderar hållbarhet allt mer behöver även du ta ditt sociala ansvar och hållbarhetsinitiativ allt mer seriöst om du vill förbli konkurrenskraftig. Utan några konkreta hållbarhetsinitiativ riskerar ett företag att bli kritiserad för sin bristande omsorg för miljön som kan leda till förlorade affärsmöjligheter.

Hur kan Prognos stödja mina aktiviteter inom strategisk sourcing?

Strategisk sourcing förlitar sig på stora mängder data för att identifiera områdena med högst besparingspotential såväl som för att jämföra leverantörer och hitta den ideala partnern för din organisation. Samma data kan nyttjas i förhandlingar för att jämföra mellan leverantörspriser och marknadspriser för att säkerställa att leverantörens priser är rättvisa och att du får ut det mest av din leverantör.

Men att manuellt söka, extrahera och sammanställa denna data tar tid – tid som är bättre spenderat på andra aktiviteter. Genom att använda Prognos plattformar Prognos Tailored och Prognos Online får du tillgång till all kostnadsdata och alla rapporter du behöver för att kontinuerligt kunna utvärdera och förbättra din leverantörskedja, och samtidigt få ett övertag i förhandlingarna med dina leverantörer.

Kontakta oss för mer information om hur vi kan hjälpa dig utföra strategisk sourcing och få en gratis demo av våra lösningar.

Fortsatt läsning:

• Vad är en spendanalys?
• Förhållningsregler för förhandlingsteknik
• Vad är Kraljics matris?