Hur utför man faktabaserade inköpsförhandlingar för att sänka priserna hos en leverantör?

Vad är faktabaserad prisförhandling med en leverantör?

En faktabaserad förhandlingsstrategi handlar helt enkelt om att använda all tillgänglig data och insikter om olika kostnadsdrivande faktorer i förhandlingen med dina leverantörer för att se till att du får ett rättvist pris.

Prognos ger dig detaljerad information om kostnadsdrivande faktorer vilket gör det möjligt att föra en saklig och faktabaserad prisförhandling med en leverantör om produkter. Prognos plattform hjälper dig även att identifiera om det finns några luckor mellan din data och din leverantörs data.

Hur använder du Prognos plattform för att kunna utföra en faktabaserad leverantörsförhandlingsstrategi?

“Kunskap är makt. Data är kunskap.” Ju fler fakta och data du har, desto starkare blir din förhandlingsposition. Prognos plattform gör det enkelt att bryta ner kritiska förhandlingsområden till lättförståelig data. Vi kan hjälpa dig med data från följande förhandlingsområden:

• Råmaterial
• Tillverkningskostnader
• Skatt och transport
• Arbetskostnader
• Valutor

Nyckeln till en framgångsrik faktabaserad prisförhandling med en leverantör kretsar kring identifiering av luckor. Huvudmålet bör vara att identifiera avvikelser och de största skillnaderna mellan din och din leverantörs data. Att använda fakta och data hämtade från flera källor över hela världen är en mycket mer effektiv förhandlingsstrategi än att agera på “magkänsla”. Att använda argument som “Ditt pris är för högt” eller “Jag vill ha en X% kostnadsminskning” utan ett väl underbyggt argument räcker inte. Genom att ha med dig ett flertal specifika kostnadsvariationer till förhandlingsbordet kan du och din leverantör föra en saklig diskussion och basera prisförhandlingen på fakta och siffror istället för känslor.

9-stegsprocessen för att identifiera kostnadsförhandlingsmöjligheter

När du letar efter möjligheter att minska leverantörskostnaderna är det första steget att avgränsa målen genom att fastställa omfattningen av det du kommer att förhandla om.

Varför? Du kan inte förhandla om allt som du behöver köpa. Dessutom är vissa produkter helt enkelt inte värda tiden eller ansträngningen som en förhandling kräver.

Vi rekommenderar att du börjar med de varor du spenderar mest pengar på, helt enkelt för att det är där den största potentialen för kostnadsbesparingar finns.

1: Utför uppskattningar

Först av allt, se till att göra dina uppskattningar och se till att du har fått all fakta rätt. Detta är ett avgörande steg när du ska utföra en framgångsrik faktabaserad prisförhandling med en leverantör. När du uppskattar kostnaden för dina målprodukter rekommenderar vi att dubbelkolla, eller till och med trippelkolla, för att säkerställa att du har använt det korrekta materialet och volymerna samt har beaktat eventuella sekundära processer som spelar en roll i produktionen av produkten.

2: Identifiera kostnadsluckor

När du har utfört dina uppskattningar: identifiera de delar där den uppskattade kostnaden skiljer sig mycket från din leverantörs pris. Dessa är de som du vill rikta in dig på vid en förhandling med en leverantör.

Om den uppskattade luckan är så stor att det är för bra för att vara sant, skriver många ofta ner det och avfärdar det som ett systemfel. Men i många fall är det här vanligtvis där den största möjligheten till kostnadsbesparing finns. En stor skillnad mellan dina uppskattningar och den faktiska kostnaden är ofta en indikation på att det kan saknas något från uppskattningen eller att något gällande processerna är missförstått.

3: Identifiera standardavvikelser

Nästa: identifiera standardkostnadsavvikelser. En standardkostnadsavvikelse avser när prisskillnaden mellan dina uppskattningar och den faktiska kostnaden är större än 15%. En >15% lucka är tillräckligt stor för att kallas en avvikelse. När du stöter på en standardkostnadsavvikelse kan du missa någon process eller kan det finnas en annan anledning till den stora skillnaden.

För att försöka åtgärda detta fel är det viktigt att utföra en detaljerad kostnadsanalys för alla avvikelser.

4: Identifiera överdrivna påslag

När du har tillgång till en detaljerad kostnadsanalys både från leverantören och din plattform är ditt nästa steg att identifiera områden där du kanske betalar överdrivna påslag för sekundära processer.

Exempel: Om din leverantör betalar transportkostnader för att skicka en produkt till och från en underleverantör, hur mycket av det betalar du för? Visst, du bör alltid betala för dessa kostnader, men frågan är: är de rimliga? Du bör vara villig att ge din leverantör ett visst tillägg, men inte ett överdrivet stort tillägg.

5: Identifiera nyckelområden där du kan göra kostnadsbesparingar

Nästa steg är att identifiera de områden där dina detaljerade kostnadsanalyser skiljer sig mest. Sortera dessa efter procentskillnader för att identifiera de potentiellt största möjligheterna till kostnadsbesparingar.

Identifiera de största skillnaderna och undersök sedan varför de finns.

6: Undersök processer och produktionsvolym

Hur skapar din leverantör sin produkt? Detta är en viktig insikt för att kunna jämföra med din plattforms uppskattning. Om uppskattningen är annorlunda, ta reda på varför.

Kanske har leverantören begränsad kapacitet. Även om detta kan vara acceptabelt när volymerna är låga, kan det bli ett problem så snart volymerna ökar.

Om din leverantör inte har kapaciteten att tillhandahålla produkten genom den mest ekonomiskt tillgängliga processen – kanske har de inte rätt utrustning – kan det vara ett tecken på att det är dags att byta leverantör.

7: Undersök skillnader i materialkostnad

I vissa fall kan du upptäcka att den största skillnaden mellan uppskattningarna rör materialkostnaderna. Detta kan bero på flera olika anledningar:

• Råmaterialkostnaderna är för höga
• Materialutnyttjandet är för lågt
• Ersättning för skrot

Ta reda på anledningen och agera därefter för att säkerställa att du får ett rättvist pris.

8: Undersök etableringskostnader

Även om etableringskostnader ofta ignoreras, är de ofta en källa till lättillgängliga besparingar vid förhandlingar. Om du har identifierat etableringskostnaderna som ett nyckelområde som utgör en betydande del av den totala kostnaden (15-20%), kan det vara värt att undersöka vidare.

9: Begär en ny offert

Sist men inte minst: begär en ny offert. Det är mänskligt att fela. I vissa fall kan du upptäcka att din leverantör helt enkelt har felaktigt prissatt en produkt, eller att de kanske har prissatt en produkt när du köpte låga kvantiteter (kanske under det första produktionsåret) och priset helt enkelt aldrig uppdaterades.

Prova Prognos idag…

…och påbörja dina faktabaserade prisförhandlingar med dina leverantörer. Låt oss hjälpa dig att få ut det mesta möjliga av dina leverantörer och identifiera potentiella möjligheter till kostnadsbesparingar. Vi ger dig tillgång till all data, information och fakta du behöver för att få övertaget i dina leverantörsförhandlingar, eller åtminstone jämna ut spelplanen.

Kontakta oss idag för en kostnadsfri demovisning.