Spendanalys - Analysera & vidta åtgärder

En spendanalys syftar till processen att samla in, klassificera och analysera kostnadsdata för få bättre insikt i ett företags kostnader. Syftet med en spendanalys är att identifiera besparingsmöjligheter och samla in nödvändiga data för att kunna ta datadrivna inköpsbeslut, öka sin effektivitet och stärka sina argument vid förhandlingsbordet.

Spendanalyser är ett viktigt verktyg som inköpsorganisationer använder för att proaktivt identifiera besparingsmöjligheter, hantera potentiella risker och optimera deras köpkraft. Den strävar efter att besvara frågorna: VEM, VAD, NÄR, VAR, VARFÖR och HUR, i relation till inköp och kostnader:

• VEM köper du från?
• VAD köper du?
• NÄR köper du?
• VAR köper du?
• VARFÖR köper du?
• HUR ofta köper du?
• HUR mycket betalar du?

Denna artikel strävar efter att besvara följande:

• Vad är en spendanalys?
• Vad för spendanalysverktyg finns det? 
• Hur du framställer en spendanalys
• Vilka fördelarna är med en spendanalys
• Vad för typer av spendanalysrapporter det finns
• Hur Prognos kan stödja din verksamhet i att framställa en spendanalys

Vad finns det för spendanalysverktyg?

Det finns ett stort utbud av spendanalysverktyg med varierande funktionalitet. Det enklaste spendanalysverktyget är ett vanligt kalkylblad i Excel. Excel är ett kraftfullt verktyg som funnits på marknaden i över 30 år. Men det saknar flexibilitet, skalbarhet och en konkret dashboard för att snabbt och smidigt framställa en detaljerad och omfattande spendanalys.

Alternativet till Excel är ett så kallat “BI-verktyg” (Business Intelligence-verktyg). Ett BI-spendanalysverktyg innehar fler funktioner när det kommer till hantering och anpassning av data än vad Excel är kapabelt till. De underlättar också visualiseringen av all kostnadsdata med hjälp av digitala grafer som möjliggör hantering av stora mängder data i realtid. Ett BI-verktyg gör framställningen av en spendanalys både enklare och snabbare.

Valet av spendanalysverktyg beror på storleken och komplexiteten av ditt företag och dina kostnader. Små företag med få kostnader och inköp klarar sig ofta mer än väl med Excel då deras data är väldigt begränsad. Internationella, medelstora till stora företag bör dock överväga att investera i ett BI-verktyg för att smidigt kunna hantera sina stora mängder data och ta fram en spendanalys för inköp.

Processen för en spendanalys

Processen för att genomföra spendanalyser kan delas i en upprepningsbar 7-stegs cykel:

Steg 1: Identifiera

Första steget för att skapa en spendanalys består av att identifiera relevanta datakällor för dina företagskostnader. Detta moment består dels av att välja ut ett eller flera områden du vill ha en bättre insikt inom, dels att identifiera och gruppera relevanta datakällor inom området från olika avdelningar, anläggningar och affärsenheter. Det är rekommenderat att börja med datakällor som hanterar inköp, finans och marknadsföring.

Steg 2: Extrahera

Efter att du identifierat alla relevanta databaser behöver kostnadsdatan extraheras och samlas i en gemensam databas. I detta skede är all kostnadsdata ofta i flera olika format, språk och valutor. Dataextraktion är ett av de mer komplexa och tidskrävande stegen men som kan automatiseras med hjälp av ett spendanalysverktyg vid framställningen av en spendanalys för inköp.

Steg 3: Rengöra

Datarengöring innebär att identifiera felaktigheter och ta bort korrupta arkiv och överflödig data. Det inkluderar att hitta och ta bort fel och avvikelser i beskrivningar och transaktioner för att säkerställa att uppgifterna är korrekta. Datarengöring hjälper dig att identifiera data i din databas som antingen är ofullständiga eller irrelevanta. I detta steg åtgärdas även stavfel och ofullständig kod.

Steg 4: Berika

Databerikning syftar till att berika, förfina och förbättra råa kostnadsdata såväl som standardisera formatet av alla data för enkel visning och hantering. Databerikning strävar efter att alla rubriker, namn och andra detaljer är korrekta enligt dina specifika företagsstandarder. Uppgifter som saknas från specifika fält, felstavningar, förkortningar och felaktigt kodade fält är vanliga saker som behöver åtgärdas.

Steg 5: Klassificera

Efter att alla data rengjorts och berikats är det dags att klassificera det, till exempel enligt leverantörer eller i specifika kostnadskategorier som marknadsföring, kontorsmaterial, mjukvara, etc. Att förena heterogena datanoder i konkreta kategorier gör det enklare att se hur och var du du spenderar pengar.

Steg 6: Analysera

För att identifiera besparingsmöjligheter och förbättringar för din inköpsprocess behöver all data till sist analyseras. Detta inkluderar bl.a. att identifiera vilken din mest lönsamma leverantör är, vilken produkt eller tjänst i ditt utbud som har bäst vinstmarginaler och att identifiera diskrepanser mellan ditt nuvarande pris hos en leverantör och marknadspriset. En spendanalys hjälper dig att förstå utvecklingen av betalda priser som du sedan kan jämföra med marknadsprisutvecklingen. Det är denna marknadsprisutveckling du får tillgång till på Prognos.

Steg 7: Vidta åtgärder

Till sist behöver du agera och vidta åtgärder baserat på identifierade besparingsmöjligheter, t.ex. att implementera nya processer eller starta upp förhandlingar med leverantörer.

Efter att du agerat på alla besparingsmöjligheter så har du två alternativ:

• Gräva ännu djupare i din data och genomföra en Should cost-analys (bör kosta-analys) på specifika produkter, delar, tjänster, etc.
• Eller så kan du påbörja en ny spendanalys och fokusera på ett nytt område, eller samma område, för att identifiera ytterligare besparingsmöjligheter som kan ha förbisetts.

Regelbundna spendanalyser ger dig en komplett insikt och kontroll över dina kostnader. De tillåter dig att anpassa din verksamhet efter marknadsförändringar såväl som snabbt kapitalisera på potentiella besparingsmöjligheter.

Hur kan Prognos stödja min spendanalysprocess?

Vi vill vara väldigt tydliga med att våra plattformar Prognos Online och Tailored inte är ett spendanalysverktyg som automatiserar processen att utföra en spendanalys på dina interna kostnader. Prognos kan dock vara en del av din övergripande spendanalyslösning och ett stöttande inköpsverktyg där vi kan stödja dig på två sätt: konsultation och kostnadsdata.

Konsultation

Vi erbjuder konsultation att framställa spendanalyser och hjälper dig komma fram till bättre insikter i dina kostnader och identifiera besparingsmöjligheter.

Analysera & Vidta åtgärder

Interna spendanalyser ger dig en värdefull inblick i dina kostnader om bl.a. vilka av dina produkter eller tjänster som har bäst vinstmarginaler. Det går dock att tillämpa en spendanalys ytterligare och jämföra den med marknadsprisutvecklingen för olika kostnadsfaktorer. Det är här våra plattformar Prognos Online och Tailored kommer in i bilden.

Via Prognos Online och Tailored får du tillgång till extern kostnadsdata om prisutvecklingar från marknaden via flera källor runt om i världen. Med vår data kan du skapa dig insikter i hur dina nuvarande kostnader och kostnadsutveckling förhåller sig till marknaden för att på så sätt identifiera potentiella besparingsmöjligheter.

Via Prognos plattformar får du tillgång till index för kostnadsdrivare inklusive: råmaterialkostnader, omkostnader (arbetskraft, utrustning, kapitalkostnader, fastigheter), skatte- och transportkostnader och valuta.

Fördelar med en spendanalys

Regelbundna spendanalyser främjar alla typer av företag oavsett storlek, industri och marknadskomplexitet. När du gör en spendanalys för inköp och kostnader kan du förvänta dig följande fördelar och möjligheter:

• Full synlighet av kostnader: Via en spendanalys får du full synlighet över dina kostnader och leverantörer – vilka som har bäst vinstmarginaler och störst respektive minst potential.
• Identifiera sparmöjligheter: Möjlighet att jämföra interna kostnader med marknadspriser för att identifiera potentiella besparingsmöjligheter.
• Effektivisera och samla inköp: Effektivisera din inköpsprocess och identifiera de bästa alternativen för din organisation.
• Riskhantering: Med tillgång till berikade data, till exempel leverantörers kreditvärdighet, får du en bättre inblick i potentiella risker du kan planera runt.
• Kostnadsprognos: En spendanalys för inköp gynnar inte bara nuet, utan även framtiden. Med tillgängliga data kan du prognostisera framtida kostnader och identifiera trender och mönster på marknaden.
• Leverantörsutvärdering: Startpunkten för alla leverantörsrelationer börjar med information: vilken leverantör som har bäst priser, högst kvalitet på sina produkter, är mest värdeadderande, etc. Utifrån data i spendanalysen kan du jämföra olika leverantörer med varandra och marknaden, och baserat på det, identifiera vilka leverantörer som bäst matchar dina behov.
• Intern prestandajämförelse: Data från spendanalysen gör det möjligt att jämföra den interna prestandan mellan olika anläggningar inom organisationen. Det möjliggör meningsfulla jämförelser du kan dra nytta av i strategiskt beslutsfattande.
• Nyttja kostnadsdata inom ALLA affärsområden: Medan spendanalys är främst associerat med inköp så kan den med fördel nyttjas av alla avdelningar inom din organisation. Till exempel: finansavdelningen kan använda spendanalys-data för att få en bättre insikt i företagets kostnader.

Typer av spendanalysrapporter

En spendanalys är en mångfacetterad process som används för alla områden som relaterar till någon typ av kostnad, inte bara inköp. Nedan följer ett par exempel på vanliga spendanalysrapporter:

“Svans”-analys

“Svans”-kostnader syftar till de kostnader som ligger utanför organisationens vanliga och stora inköp. Dessa kostnader är oftast för små för att gå igenom inköpsavdelningen och sker alldeles för sällan för att inkluderas i ett katalogsystem. “Svans”-kostnaderna brukar vanligtvis motsvara ungefär 20% av en organisations totala kostnader och kan vara en outnyttjad källa för kostnadsoptimering på grund av bristen på bra data.

Leverantörsanalys

Leverantörskostnader är kostnader som sker i anknytning till sina leverantörer. Denna spendanalys innefattar att skapa en detaljerad profil för varje leverantör med hjälp av historiska data. Dessa profiler kan i sin tur användas för att jämföra sina leverantörer mellan varandra såväl som leverantörer på marknaden.

Kategorianalys

Kategorikostnader syftar till kostnader associerade med kategorier av varor och produkter. Genom att sortera kostnader i kategorier blir det enklare att navigera sig bland dem och förstå alla data när man ska identifiera och förutse potentiella besparingsmöjligheter.

Produktanalys

Produktanalyser syftar till att analysera en enskild produkt. Den tar hänsyn till alla köp och klassificerar dem för att kunna identifiera vilken avdelning som köpte produkten och vilken leverantör som användes. En produktanalys ger insikter i processen för HUR en specifik produkt köps in för att identifiera potentiella brister, till exempel inköp från icke-prioriterade leverantörer eller impulsköp.

Betalningsvillkoranalys

En spendanalys för betalningsvillkor bistår företag med insikter i ens betalningsrutiner och villkor för P2P-processer (Purchase-to-pay).

Kontraktsanalys

En kontraktsanalys strävar att identifiera brister och besparingsmöjligheter i relation till sina etablerade kontrakt, till exempel att undersöka om sina leverantörer uppfyller kontraktkraven eller inte. De ger bättre insikt i hur väl ens leverantörer faktiskt uppfyller de överenskomna punkterna i kontraktet.

Vad är Prognos spendanalyslösning?

Prognos är inte ett spendanalysverktyg som automatiserar processen att skapa interna analyser för dina kostnader och inköp. Våra plattformar Prognos Online och Tailored är istället stödjande inköpsverktyg som används för stegen som kommer därefter: att jämföra interna kostnader med marknadspriser. På Prognos får du åtkomst till kontinuerligt uppdaterade kostnadsindex för råmaterial, omkostnader, skatt och transport, personalkostnader och valutor. Dessa index använder du för att jämföra ditt företags prisutveckling med marknadens prisutveckling för att identifiera hur din prisutveckling bör ha sett ut. Dessa insikter kan du sedan använda i dina kommande förhandlingar för att förhandla fram ett rättvist pris.

Hur kan Prognos spendanalyslösning hjälpa vid inköp?

1. Vid nya förhandlingar: Prognos ger dig tillgång till bakomliggande, nödvändiga data från flera källor som stödjer faktabaserade förhandlingsteknik för inköpare. Med hjälp av våra plattformar kan du se hur din prisutveckling bör ha sett ut fram tills idag och använda insikterna för att få ut det mesta av dina leverantörer vid förhandlingsbordet.
2. Vid etablerade förhandlingar: Att öppna upp för nya förhandlingar år efter år med ens långvariga leverantörer är en tröttsam och utdragen process. Istället kan den sofistikerade inköparen använda sig av Prognos som ett ramverk för förutbestämda prisjusteringar och få tillgång till kontinuerligt uppdaterade prisindex baserade på flera källor som prisutvecklingen utgår från.
3. För att identifiera besparingsmöjligheter: Med hjälp av Prognos data om marknadens kostnadstrender kan du identifiera statusen (låg prestanda/hög potential, hög prestanda/låg potential, etc.) för olika områden inom din organisation. På så vis kan du se vilka områden som är mest värdeadderande och hjälper dig identifiera lämpliga lämpade åtgärder (påbörja förhandlingar med dina leverantörer, börja leta efter en ny leverantör, förändra dina inköpsrutiner, etc.).

Prognos should cost- & spendanalys-lösningar

Prognos Online

Prognos Online är en interaktiv onlineplattform som kan transformera alla data att matcha dina behov. Via Prognos Online får du tillgång till över 8 000 kontinuerligt uppdaterade kostnadsindex om råmaterial, omkostnader, skatt & transport, personalkostnader och valutor baserat på marknadens priser.

Prognos Tailored

Prognos Tailored ger dig tillgång till interaktiva, kontinuerligt uppdaterade rapporter skräddarsydda för dig och din organisations behov. De tillåter dig att analysera dina inköp på djupet, jämföra marknadspriser med din egen prisutveckling, exportera grafer och underliggande data för ytterligare analys.

Prognos skräddarsyr varje rapport enligt dina behov så du har möjligheten att mixa och matcha prisdata precis hur du vill och behöver.

Prognos spendanalys-data

Prognos Online och Tailored samlar in kostnadsdata till sina index från flera källor runt om i världen. Du får åtkomst till relevanta, uppdaterade data samlat på en och samma plats. Följande prisdata är tillgänglig på Prognos plattformar:

• Råmaterial: Råmaterialkostnader från hela världen samlade i en central källa.
• Omkostnader: Kostnadsmodeller för utrustning, kapitalkostnader och fastigheter.
• Skatt och transport: Skattetariffer och transportkostnader från de relevanta ländernas officiella källor.
• Personalkostnader: Arbetskraftskostnader från olika sektorer och i olika länder över tid.
• Valutor: Valutadata som gör det möjligt för dig att se alla transaktioner i olika valutor för att kunna ta hänsyn till valutaeffekter.

Få ut det mesta av dina leverantörer med Prognos

Kontakta oss för att veta mer om vad en spendanalys är eller vill ha en demo för hur Prognos Online och Tailored fungerar och hur den kan hjälpa dig.