Förhållningsregler för förhandlingsteknik

Kontakta Oss

I en ideal värld matchar anbudet från sina leverantörer ens egna budget, mål och förväntningar. Detta är sällan fallet.

Bara för att ett avtal skrivits ned på papper betyder inte att det är satt i sten. Alla avtal – vare sig du är tillfredsställd med det eller inte – har potential att förbättras. Att få en SLA (Service-Level-Agreement), prisnotering och en tidslinje är bara första steget i dina leverantörsförhandlingar.

För att öka chansen att du blir tillfreds med avtalet behöver du veta hur man går tillväga i förhandlingen med dina leverantörer. Nedan presenterar vi ett par saker du bör göra, och saker du bör undvika i din förhandlingsteknik som inköpare.

Förhandlingsteknik för inköpare

Var förberedd

Förberedelserna är ett av de viktigaste stegen i din förhandlingsteknik. Många förhandlingar avgörs redan under förberedelsestadiet innan förhandlingarna ens påbörjats. Det innefattar bland annat att undersöka och jämföra leverantörer mellan varandra, vad dina nuvarande leverantörers och deras konkurrenters omkostnader ligger på, vad deras produkt eller tjänst kostar, samt vad marknadspriset är.

Acceptera INTE det första erbjudandet

Att acceptera det första anbudet antyder att du är tillfreds med det givna priset och villkoren. Du stänger därmed dörren till en potentiellt fruktbar förhandling. Om du istället avvisar det första anbudet och bemöter det med ett faktabaserat motargument är du i en bra position att öppna upp för förhandlingar

Att på ett konstruktivt vis neka ett anbud utan att låta som du bara försöker pressa priset är en konst. Ta tiden att förfina din förhandlingsteknik och förbered data som stärker dina argument och formulera ett övertygande svar.

Ha alltid ett alternativ

I din förhandlingsteknik bör du alltid ha en alternativ leverantör i åtanke om förhandlingarna inte går i den riktning du önskar och behöver. Om du gjort din hemläxa bör du ha hittat minst ett likvärdigt alternativ till ditt första val av leverantör. Informera leverantören du förhandlar med om att du har ett alternativ utöver dem. Risken att förlora dig som kund mjukar upp de flesta och gör dem mer flexibla och tillmötesgående gällande dina behov och krav. Om förhandlingarna skulle misslyckas har du en likvärdig leverantör att förlita dig på.

Begränsa INTE förhandlingarna till pris

Pris är och kommer alltid vara en viktig faktor i förhandlingstekniker för inköpare. Men att stirra sig blind på priset riskerar att skada den övergripande förhandlingen. I en förhandling kan allt diskuteras såsom betalningsvillkor, tidslinje, mängdrabatt och andra faktorer – det viktiga är att hitta en balans mellan dem som du är tillfreds med.

Visa empati för dina leverantörer

Att visa empati är en grundläggande social egenskap såväl som en av de viktigaste detaljerna i förhandlingsteknik för inköpare. Genom att visa empati för dina leverantörer och förståelse för deras utmaning och situation så är chansen stor att de sympatiserar och erbjuder dig samma respekt

Men det motsatta gäller med. Om du argumenterar själviskt och ignorerar leverantörens situation så ökar risken att dina förfrågningar och argument anses vara oresonliga.

Ignorera INTE långsiktiga aspekter

Många leverantörssamarbeten sträcker sig längre än bara ett enskilt inköp. Genom att etablera långvariga samarbeten med dina leverantörer sparar du tid, energi och pengar på att inte behöva återupprepa förhandlingsprocessen.

Med andra ord så är det viktigt att utforma en förhandlingsteknik och strategi som inte enbart fokuserar på kortsiktiga vinster, utan på långsiktiga förmåner du kan dra nytta av i framtiden.

De tre stegen av en förhandling med en leverantör

Steg 1: Förberedelse

Förhandlingen brukar sällan handla om vem den bästa medlaren är. Den avgörande detaljen är oftast vem som förberett sig mest och besitter den bästa informationen och data som stödjer sina argument.

Steg 2: Förhandling

Vinnaren i förhandlingen är ofta avgjord innan ens mötet börjat, och utfallet beror som sagt på vem som är bäst förberedd. Man bör aldrig delta i en förhandling om man förberett inför den. Om leverantören tar upp ett ämne du glömt eller inte hunnit förbereda inför, be om att få återkomma vid ett senare tillfälle.

Steg 3: Sammanfattning

Till sist, sammanfatta förhandlingen om de diskuterade punkterna. Det är viktigt att få leverantörens direkta bekräftelse på alla punkter. Sammanfattningen består av två kategorier man behöver gå över:

  1. Punkter ni är överens om
  2. Punkter du eller leverantören behöver överväga och vill återkomma till vid ett senare tillfälle

Punkter som behöver sammanfattas efter en förhandling inkluderar bland annat betalningsvillkor, avtalade volymer, tidslinje, när kontraktet ska gälla och priset för kontraktet.

Förbättra dina förhandlingar med Prognos

Med hjälp av våra interaktiva plattformar Prognos Online och Tailored kan du skapa de bästa förutsättningarna för att kunna ta en dominerande roll i dina förhandlingar. Du får tillgång till kontinuerligt uppdaterade kostnadsindex om priser och prisutvecklingen på marknaden. Indexen kan du sedan jämföra med dina befintliga kostnader eller en ny leverantörers anbud för garantera att priset är rättvist.

Prognos ger dig tillgång till följande kostnadsdrivare:

  • Valutadata
  • Personalkostnader
  • Skatter och transportkostnader
  • Råmaterial- och komponentkostnader
  • Omkostnader (utrustning, kapitalkostnader, fastighetskostnader)

Läs mer
Hur förbereder man sig inför förhandlingar med en leverantör?
  • Etablera objektiv och mål för pris, valuta för pengarna, leverans- och betalningsvillkor, tidslinje, kvalitet, etc.
  • Undersök din leverantör. Gör din hemläxa på din leverantör för att skapa de bästa förutsättningarna inför förhandlingen.
  • Förbered faktabaserade argument. Fakta väger alltid tyngre än magkänsla och känslomässigt konstruerade argument.
  • Utforma en förhandlingsstrategi. En distinkt förhandlingsstrategi hjälper dig etablera konkreta mål och redogör för hur du planerar att uppnå dem i förhandlingen.
  • Förbered ett förhandlingslag eller välj ut den person som är mest lämpad att vara medlare. Säkerställ att de har rätt egenskaper och alla data för att stödja era argument.
Hur förhandlar du om pris med en leverantör?
  • Förbered
    Undersök leverantörens produkt eller tjänst, undersök deras konkurrenter, jämför med priser och prisutvecklingen på marknaden, identifiera alternativa leverantörer, etc.
  • Identifiera prismål
    Etablera vilka prismål för vad du vill uppnå genom förhandlingen.
  • Utforma en förhandlingsstrategi
    Identifiera den förhandlingsstrategi som lämpar sig bäst för din situation om hur du når dina prismål.
  • Förbered argument
    Formulera faktabaserade argument baserat på din undersökning och datainsamling som stödjer dina prismål.
  • Förbered en handlingsplan
    Etablera en handlingsplan för vad ett rimligt pris är för produkten eller tjänsten, identifiera prisintervaller du är villig att röra dig inom, maxpris, minimipris, etc.
Jacob Mannheimer, New Customer Contacts | Prognos MKA AB
Jacob Mannheimer

VD, Nykundskontakt

Kontakta oss

Tveka inte att ta kontakt med oss