Förhandlingsteknik för inköpare

Följ nedan förhandlingsteknik för inköpare i avtalsförhandlingarna och säkerställ bättre avta med dina leverantörer.

I en ideal värld matchar anbudet från sina leverantörens anbud sin egna budget, mål och förväntningar. Detta händer väldigt sällan

Bara för att ett avtal skrivits ut på papper betyder inte att det är satt i sten. Alla avtal – vare sig du är tillfredsställd med det eller inte – har potential att ändras och förbättras ytterligare.. Att få en SLA (Service Level Agreement), prisnotering och en tidslinje är bara första steget i förhandlingarna med dina leverantörer.

För att öka chansen att etablera ett avtal du är tillfreds med behöver du en förhandlingsstrategi och god förhandlingsteknik för inköpare som säkerställer bättre avtal med dina leverantörer. Nedan ger vi ett par exempel på saker du bör göra, och saker du bör undvika i din förhandlingsstrategi och förhandlingsteknik som inköpare.

Förhandlingsteknik för inköpare

Förberedelserna inför en förhandling är odiskutabelt det viktigaste momentet i alla typer av förhandlingar. Förhandlingar avgörs redan under förberedelsestadiet innan förhandlingarna ens påbörjats. Det innefattar bland annat att undersöka och jämföra leverantörer, vad dina nuvarande leverantörers och deras konkurrenters omkostnader ligger på, vad deras produkt eller tjänst kostar, samt vad marknadspriset är.

Acceptera INTE det första erbjudandet

Att acceptera det första anbudet antyder att du är tillfreds med det givna priset och villkoren. Du stänger därmed dörren till en potentiellt fruktbar förhandling. Om du istället avvisar det första anbudet och bemöter det med ett faktabaserat motargument är du i en bra position att öppna upp för förhandling. Kom ihåg, verkar avtalet för bra för att verka sant, så är det oftast det. 

Att på ett konstruktivt vis neka ett anbud utan att låta som du bara försöker pressa priset är dock lättare sagt än gjor. Ta tiden att förfina din förhandlingsteknik, förbered data som stärker dina argument och formulera ett övertygande svar.

Ha alltid ett alternativ

Se alltid till att ha en alternativ leverantör i åtanke om förhandlingarna med ditt förstaval inte går i den riktning du önskar. Om du gjort din hemläxa bör du ha hittat minst ett likvärdigt alternativ till ditt förstaval.

Denna förhandlingsteknik går ut på att informera leverantören du förhandlar med om att du har ett alternativ utöver dem. Risken att förlora dig som kund mjukar upp de flesta och gör dem mer flexibla och tillmötesgående gällande dina behov och krav. Om förhandlingarna skulle misslyckas har du en likvärdig leverantör du kan vända dig till.

Begränsa INTE förhandlingarna till pris

Pris är och kommer alltid vara en viktig faktor i förhandlingstekniker för inköpare. Men att stirra sig blind på priset riskerar att skada den övergripande förhandlingen. I en förhandling kan allt diskuteras såsom betalningsvillkor, tidslinje, mängdrabatt och andra faktorer – det viktiga är att hitta en balans mellan dem som du är tillfreds med och uppfyller dina behov.

Visa empati för dina leverantörer

Att visa empati är en grundläggande social egenskap såväl som en väldigt viktig detalj i förhandlingsteknik för inköpare. Genom att visa empati för dina leverantörer och förståelse för deras utmaning och situation så är chansen stor att de sympatiserar och erbjuder dig samma respekt.

Men det motsatta gäller med. Om du argumenterar själviskt och ignorerar leverantörens situation så ökar risken att dina förfrågningar och argument anses vara oresonliga.

Ignorera INTE långsiktiga aspekter

Många leverantörssamarbeten sträcker sig längre än bara ett enskilt inköp. Genom att etablera långvariga samarbeten med dina leverantörer sparar du tid, energi och pengar på att inte behöva återupprepa förhandlingsprocessen, samt att du etablerar ett långsiktigt partnerskap.

Med andra ord så är det viktigt att utforma en förhandlingsteknik och förhandlingsstrategi som inte enbart fokuserar på kortsiktiga vinster, utan på långsiktiga förmåner du kan dra nytta av i framtiden. Ibland kan det vara en god idé att gå med förlust kortsiktigt för att etablera ett samarbete som gynnar dig på lång sikt.

De tre stegen av en förhandling med en leverantör

Steg 1: Förberedelse

Förhandlingar brukar sällan handla om vem den bästa medlaren är. De avgörande detaljema är oftast vem som förberett sig mest och besitter den bästa informationen och data som stödjer sina argument.

Steg 2: Förhandling

Vinnaren i förhandlingen är ofta avgjord innan ens förhandlingarna börjat, och utfallet beror som sagt på vem som är bäst förberedd. Man bör aldrig delta i en förhandling om man förberett inför den. Det spelar ingen roll hur mycket förhandlingsteknik för inköpare du studerat om du inte har förberett dig med rätt data och argumen. Om leverantören tar upp ett ämne du glömt eller inte hunnit förbereda inför, be om att få återkomma vid ett senare tillfälle.

Steg 3: Sammanfattning

Till sist, sammanfatta förhandlingen om de diskuterade punkterna. Det är viktigt att få leverantörens direkta bekräftelse på alla punkter. Sammanfattningen består av två kategorier man behöver gå över:

1. Punkter ni är överens om
2. Punkter du eller leverantören behöver överväga och vill återkomma till vid ett senare tillfälle

Punkter som behöver sammanfattas efter en förhandling inkluderar bland annat betalningsvillkor, avtalade volymer, tidslinje, när kontraktet ska gälla och priset för kontraktet.

Grunderna i en förhandlingsstrategi

Lika viktigt som din förhandlingsteknik är rätt förhandlingsstrategi – en avgörande framgångsfaktor för en effektiv förhandling. Förhandlingsstrategier brukar innehåller följande huvuddelar:

• Strategiskt förhandlingsutrymme och logisk uppbyggnad: Vad ni ska/vill förhandla om, önskvärda resultat och vad ni har möjlighet att erbjuda. 
• Förhandlingsteam med rollfördelning: Beskrivning över hur förhandlingsteamet ser ut och en definition för varje medlems roll i förhandlingarna. 
• Aktivitetsplan: Skapa en agenda med aktiviteter och punkter att följa i förhandlingarna för att inte riskera att tappa fokuset.
• Förhandlingsprocess: Beskriv förhandlingsprocessen, gärna med ett flödesschema, och redogör för varje enskilt steg i detalj – från förberedelsefasen till uppföljning och beslut.

Förbättra dina förhandlingar med Prognos

Om det är något i denna artikel om förhandlingsteknik för inköpare som du ska ta med dig så är det att förberedelse är A och O när det kommer till förhandlingar. Förbered data. Förbered argument. Förbered vad du ska säga, hur du ska säga det, när du ska säga det. Förbered för varje tänkbar situation så kommer du gå vinnande ur förhandlingarna.

Vi kan tyvärr inte formulera argumenten åt dig. Vad vi kan göra är att bistå dig med all information och data du behöver för att kunna presentera faktabaserade argument med övertygelse. Med hjälp av våra interaktiva plattformar Prognos Online och Prognos Tailored kan du skapa de bästa förutsättningarna för att kunna ta en dominerande roll i dina förhandlingar. Du får tillgång till kontinuerligt uppdaterade kostnadsindex om priser och prisutvecklingen på marknaden. Indexen kan du använda för att göra en kostnadsanalys och jämföra befintliga kostnader eller en ny leverantörers anbud med marknadspriser för att garantera att priset är rättvist.

Prognos ger dig tillgång till följande kostnadsdrivare:

• Valutadata
• Personalkostnader
• Skatter och transportkostnader
• Råmaterial- och komponentkostnader
• Omkostnader (utrustning, kapitalkostnader, fastighetskostnader)