Hur gör du en kostnadsnedbrytning?

Att bestämma vilken leverantör du ska köpa från kräver noggrant övervägande och planering, men kokar ofta ner till frågeställningen: vilken leverantör ger dig långsiktigt mest för pengarna?

De initiala estimaten kommer sällan att vara helt exakta, men det är möjligt att öka precisionen genom att förbereda en detaljerad kostnadsanalys för alla relevanta kostnadskomponenter. Beroende på precisionen i kostnadsnedbrytningen kan kostandsanlysen användas för olika delar i processen att välja leverantör, från initiala efterforskningar till förhandling.

En analys av kostnader (kostnadsnedbrytning) används normalt för en av tre anledningar:

1. För intern analys, exempelvis av personalkostnad, materialkostnad, lönsamhet i projekt
2. För att koordinera projektkostnader med kunder för att exempelvis få slutgodkännande för slutkostnad
3. För att få hävstång i förhandling med leverantörer och försäljare genom att förhandla mer rättvisa priser baserat på faktisk kostnadsutveckling

Oavsett vad kostnadsanalysen används till är tydlighet och en logisk struktur A & O. Att strukturera kostnadsnedbrytningen på ett begripligt och korrekt sätt är essentiellt för framtida kommunikation med leverantörer, men också för att du själv ska få bättre förståelse för olika kostnadsdrivare.

Att göra en analys av kostnader (kostnadsnedbrytning)

Det första steget för att skapa en tydlig, sammanhållen, och detaljerad struktur vid en kostnadsnedbrytning är att identifiera analysens nyckelkomponenter. Dessa inkluderar leverantörens eller projektets:

• Kostnadsdrivare: råvaror och materialkostnad, personalkostnad, transportkostnad, etc.
• Mängder: arbetad tid, antal artiklar, materialvolym
• Overhead- eller gömda kostnader: dessa hänvisar till kostnader som inte genererar något direkt värde, men som ändå har en indirekt påverkan på aktiviteten eller produkten i fråga

Beroende på kostnadsanalysens syfte kan kostnadsdata grupperas efter olika parameter, som:

• Tidsperioder: om kostnadsnedbrytningen görs för ett projekt kan komponenterna grupperas efter tidsperiod. En tidsbaserad kostnadsnedbrytning kan användas för att härleda kvartals-, månads-, eller veckovisa kostnader, och kombineras ofta med en nedbrytning per aktivitet i projekt samt en beräkning av projektets totalkostnad för att ge en ingående förståelse för projektets helhet.
• Kostnadstyp: När ingen kostnadsnedbrytning per tidsperiod behövs är det vanligt att strukturera analysen efter kostnadstyp. Detta resulterar i en kostnadsnedbrytning som hjälper att identifiera huvudsakliga kostnadsdrivare samt deras påverkan på slutgiltiga kostnadsbeloppet. Att gruppera kostnader efter deras typ är att föredra när målet för kostnadsanalysen är att definiera hanteringen av specifika kostnadskomponenter i syfte att minska totalkostnader.

Vanliga typer av kostnadsdrivare (kostnadstyper) inkluderar;

• Personalkostnad
• Valutor
• Skatter
• Transportkostnad
• Tillverkningskostnad
• Råvaru- och materialkostnad

Vanliga fallgropar att se upp för när du gör en kostnadsanalys

Att identifiera allt som behöver inkluderas i en kostnadsnedbrytning och skapa en sammanhållen och tydlig analys är ett minutiöst arbete. Det kan, precis som allt annat arbete, påverkas av den mänskliga faktorn. Den alltid närvarande risken för mänskliga fel kan potentiellt minska precisionen av estimat gjorda utifrån en kostnadsnedbrytning.

Därtill finns ytterligare några vanliga fallgropar att se upp för när du gör en kostnadsanalys:

• Att viktiga kostnadsdrivare utelämnas
• Att rutinarbete såsom kommunikation, organisation, och administration inte inkluderas i kostnadsanalysen
• Att icke- faktureringsbart arbete inte inkluderas i kostnadsnedbrytningen trots att analysen görs för att skapa interna referenser

Skapa en detaljerad kostnadsnedbrytning med Prognos

Genom våra plattformar, Prognos Tailored och Prognos Online, kan du få tillgång till all data och hjälp som behövs för att skapa en tydlig och detaljerad kostnadsnedbrytning samt should-cost-analys, med hög precision.

Förbered din faktabaserade förhandlingsstrategi med Prognos. Få tillgång till de kostnadsdata du behöver för att få ut mer av dina leverantörer, anpassad efter ditt specifika behov.