En komplett guide till strategiska inköp

Strategiskt inköp är processen att:

“…planera, implementera, utvärdera och kontrollera strategiska och operativa inköpsbeslut för att anpassa inköpsaktiviteter efter möjligheter som överensstämmer med företagets förmåga att uppnå sina långsiktiga mål.” (Carr and Smeltzer, 1997).

Eftersom inköp står för cirka 50-80% av det externa mervärde som genereras för företag (varierar från bransch till bransch), är strategiskt inköp och leverantörsstyrning två viktiga processer för framgången för ett företag. Strategiska inköpsstrategier hjälper företag att utveckla sina leveranskanaler, ta mer kostnadseffektiva inköpsbeslut till lägsta möjliga totalkostnad (och inte bara lägsta inköpspris) och identifiera rätt leverantörer som levererar produkter av hög kvalitet, i tid, enligt de överenskomna villkoren och priserna.

Vad är skillnaden mellan upphandling, inköp och sourcing?

Innan vi fördjupar oss i strategiskt inköp och den strategiska inköpsprocessen så måste vi först måste reda ut förvirringen gällande skillnaderna mellan inköp, upphandling och sourcing.

Dessa tre termer används ofta synonymt med varandra. Medan de är väldigt nära sammankopplade så innebär de i slutändan helt olika saker. Det är viktigt att känna till skillnaden mellan dom för att förstå hela köpprocessen, dess olika moment och hur de kan optimeras.

Upphandling

Upphandling är en affärsfunktion som innefattar hela processen att införskaffa varor och tjänster för en organisation. Det är en samlingsterm som omfattar både inköp och sourcing.

Upphandling inkluderar varje steg i processen att anskaffa varor och tjänster inklusive bland annat:

• Identifiering av behov
• Begäran av varor och tjänster
• Granskning och godkännande
• Sourcing
• Inköpsorders
• Hantering av kvitto för varor och tjänster
• Hantering av kvitto för fakturor
• Betala fakturor

Inköp

Inköpsprocessen avser den del av upphandlingsprocessen relaterat till processen att köpa en produkt eller tjänst från en leverantör. Inköp syftar till själva transaktionen av upphandlingen. Upphandling är ämnet, medan inköp är verbet. Allting som är direkt relaterat till hur varor och tjänster beställs är inköp – aktiviteter som strategisk sourcing och leverantörsförhandlingar är upphandling.

Sourcing

Sourcing syftar till processen att hitta och kontraktera den bästa leverantören för varor eller tjänster. Det är en del av upphandlingsprocessen som alltid sker innan ett inköp äger rum. När vi talar om strategisk sourcing syftar det till processen att utveckla ens leveranskanaler för att uppnå en så låg TCO (Total Cost of Ownership) som möjligt.

Vad är skillnaden mellan strategisk upphandling, strategiskt inköp och strategisk sourcing?

Skillnaderna mellan upphandling, inköp och sourcing är relativt tydliga. Detta är inte fallet när man talar om strategisk upphandling, strategiskt inköp och strategisk sourcing. När ordet “strategisk” blandas in blir det allt svårare att skilja mellan dem då de deras betydelse förändrats aningen överlappar varandra på många sätt och vis. Idag används alla tre ibland som direkta synonymer till varandra – vilket inte är helt rätt. Baserat på våra egna åsikter och observationer av branschen så definierar vi termerna enligt följande:

• Strategisk upphandling: Strategisk upphandling är en organisationsomfattande process som strävar efter att optimera hela upphandlingsprocessen inklusive att säkerställa att leveransen av varor och tjänster följer den etablerade tidslinjen, överensstämmer med organisationens affärsmål och samtidigt minska risker genom hela leveranskedjan. Med andra ord: att optimera hela inköpsprocessen från början till slut. Det används som en direkt synonym till strategiskt inköp.
• Strategiskt inköp: Medan “inköp” inte syftar till samma sak som upphandling, så används “strategiskt inköp” som en direkt synonym till strategisk upphandling.
• Strategisk sourcing: Strategisk sourcing syftar till den kontinuerliga processen att förbättra och utveckla ett företags leverantörskanaler. Syftet med strategisk sourcing att skapa långsiktiga samarbeten med leverantörer där fokuset ligger på att optimera alla aktiviteter som leder vägen upp till ett faktiskt inköp.

Den strategiska inköpsprocessen

Den strategiska inköpsprocessen kan bli väldigt komplex, väldigt snabbt. Det är en organisationsomfattande process som inte bara kräver mängder med data och information från alla interna avdelningar, utan även data och information från flera externa källor att jämföra med. Vi rekommenderar att sätta ihop ett arbetslag som styr hela processen för att säkerställa att det strategiska inköpsarbetet flyter på effektivt. Arbetslagets huvudsakliga uppgift är styra den övergripande inriktningen för inköpsstrategin och se till så att den går i linje med företagets strategi och målbild.

Nedan går vi igenom de 7 stegen för att etablera och implementera en strategisk inköpsstrategi.

Genomför en intern behovsanalys eller spendanalys

Inledningsvis, för att ens kunna påbörja utvecklingen av er strategiska inköpsstrategi, behöver dagsläget utvärderas och företagets behov och mål behöver konkretiseras. Analysen går ut på att sammanställa och analysera all relevant data och information inklusive:

• Kostnad och värde för företagets aktiviteter och tillgångar – Hanteringskostnader, interna och externa leverantörer, processkostnader m.m.
• Resursnivåer – Arbete, lagerkapacitet, omsättning m.m.
• Teknologi – Ålder och kapacitet av produktionsutrustning, informations- och kommunikationsutrustning, mjukvara m.m.
• Immaterialrätt – Tillgångar, licenser, rättigheter, patent, upphovsrätt m.m.
• Projekt – Forskning och utveckling, marknadsföringsinitiativ m.m.
• Prestation – Produktion, kapacitet, distribution, försäljning, returer m.m.
• Finansiell data – Vinst- och tillväxtprognoser, kassaflöde, skatter, ROI m.m.
• Ekonomisk data – Prognoser, monetära trender, valutafluktuationer, råvaruindex, marknadsinformation, aktiviteter på leverantörsmarknaden m.m.
• Tillväxtprognoser – Försäljning, vinst m.m.
• Feedback från intressenter och leverantörer
• Lagernivåer och ledningssystem för leveranser och varor

Utvärdera leverantörsmarknaden

Nästa steg, om du letar efter nya leverantörer, är att utvärdera och identifiera länder och marknader som erbjuder de råmaterial, komponenter, slutprodukter eller tjänster ditt företag är i behov av. Vid specifika behov och krav kräver detta steg ofta extra resurser då antalet alternativ är begränsade. Till exempel, om en specifik råvara finns endast tillgänglig på en plats i världen.

Samla leverantörsinformation

Valet av leverantörer måste utföras med största omsorg. Förmågan, eller oförmågan, av en leverantör är ofta en avgörande faktor framgången för en verksamhet. Basera valet av leverantör utifrån följande informationen:

• Leverantörens rykte och prestationsförmåga
• Leverantörens ekonomi
• Kreditupplysningar
• Referenser

Om möjligt, utforska leverantörens webbplats och försök ta kontakt med både aktiva och före-detta kunder av den specifika leverantören. Informationen som samlats in i dessa tre steg kan i ett senare skede användas vid förhandlingsbordet med nuvarande leverantörer.

Utveckla en sourcing-/outsourcing-strategi

Utveckla en sourcing-/outsourcing-strategi baserad på insamlad data och information från föregående steg. Här följer några exempel på potentiella sourcing-strategier:

• Direkta inköp: Skicka RFP (Request For Proposal) eller RFQ (Request For Quote) till utvalda leverantörer.
• Förvärv: Inköp från en önskvärd leverantör.
• Strategiska partnerskap: Ingå i ett avtal med en utvald leverantör.

Vilken strategi som passar bäst för din organisation kan bero på flera olika faktorer:

• Konkurrensen på leverantörsmarknaden
• Sourcing/outsourcing av organisatorisk risktolerans
• Den övergripande affärsstrategin
• Motivation för outsourcing

Implementera en sourcing-strategi

Sourcing-strategier som involverar förvärv eller strategiska partnerskap är stora, komplexa och resurskrävande åtaganden. Följande är detaljer som ofta förknippas med leverantörer som är involverade i strategierna för förvärv eller strategiska partnerskap:

• Leverantören är på ett eller annat sätt involverad i företagets kärnverksamhet, till exempel att leverera råvaror för en kärnprodukt.
• Leverantören är en av ett begränsat antal leverantörer med specifik utrustning/teknik och/eller kompetent arbetskraft.
• Leverantören är en del av den breda affärsstrategin.

När man genomför ett direktköp kan ett företag istället börja med en EOI (Expression of Interest), förbereda en RFP eller RFQ, och följa upp med att begära bud från leverantörer som uppfyller krav och behov som en del av en konkurrenskraftig budprocess.

Förhandla med leverantörer

Förhandla med nya leverantörer

Det strategiska inköpsteamet utvärderar varje svar från leverantörer enligt etablerade urvalskriterier. Utvärdera förslag, offerter eller bud, och använd ditt företags urvalskriterier och en process för att filtrera budgivare för mer detaljerade förslag (EOI) eller välj ut en första och andra budgivare (RFP eller RFQ). När utvärderingsprocessen är klar kan det strategiska inköpsteamet initiera förhandlingar med de utvalda leverantörerna.

Förhandla med befintliga leverantörer

Initiera en faktabaserad förhandling baserad på den data och information som samlats in från de tre första stegen. Jämför nuvarande leverantörer med kostnadsdata från marknaden och basera argumenten på verklig data och fakta för att stödja dina anspråk. Ju mer data, desto bättre förutsättningar inför förhandlingen.

En faktabaserad förhandlingsstrategi ser till att förhandlingarna håller sig till fakta och siffror snarare än gissningar och magkänsla.

Implementera en övergångsplan eller avtalsenliga förbättringar av leveranskedjan

Bjud in utvalda leverantörer att delta i implementeringen av förbättringar genom hela leveranskedjan. Ditt strategiska inköpsteam behöver utveckla en kommunikationsplan och ett system för att mäta och utvärdera hur leverantören presterar enligt fastställda KPI:er.

Att etablera en övergångsplan är speciellt viktigt i de tidiga stadierna av att använda en ny leverantör, liksom när man byter leverantör.

Fördelarna med sourcing-strategier vid internationella inköp

Internationella inköp innebär en uppsjö av fördelar som först blir tillgängliga när man hittat rätt leverantörer. Via internationella marknader och global sourcing får ditt företag tillgång till teknologier i världsklass som kanske inte är tillgängliga på den inhemska marknaden. När dessa tekniker används vid produktionen av varor och tjänster kan de generera stort värde för ditt företag såväl som hela branschen.

När man vänder sig till den internationella marknaden ökar dock också komplexiteten. Noggrant planerade inköpsstrategier vid internationella inköp är nödvändiga för att kunna navigera sig i den förhöjda marknadskomplexiteten och kunna identifiera den bäst lämpade leverantören för dina behov.

Strategiska inköp och leverantörshantering med Prognos

En strategisk inköpsprocess bygger på data för att identifiera de mest lönsamma områdena samt jämföra mellan leverantörer för att hitta den perfekta partnern för organisationer. Samma data kan utnyttjas i förhandlingar för att jämföra mellan leverantörens och marknadens priser för att etablera ett kontrakt som överensstämmer med ditt företags affärsmål.

Med Prognos plattform och verktyg får du tillgång till all kostnadsdata som behövs för att etablera en effektiv strategisk inköpsprocess framgångsrikt och få ut det mesta av dina leverantörer med data skräddarsydd efter din specifika situation och behov:

• Prognos Online ger dig tillgång till över 8 000 kontinuerligt uppdaterade index om råmaterial, omkostnader, skatt & transport, personalkostnader och valutor – den grundläggande data som behövs för att kunna påbörja en strategisk inköpsprocess.
• Prognos Tailored ger dig tillgång till kontinuerligt uppdaterade, interaktiva rapporter skräddarsydda efter dina behov. I dem kan du djupdyka i data för material, jämföra priser med din egen prisutveckling och exportera grafer eller exportera underliggande data för ytterligare analys.

Kontakta Prognos för att testa våra lösningar!